¡Bienvenido a un nuevo post de los gemelos de Mentwin! Esta vez no venimos a hablarte de grandes ideas, ni de cómo levantar una ronda de inversión, ni de cómo vivir de tu pasión. Hoy venimos a hablarte de algo mucho más terrenal, pero igual de crucial: tu tiempo. Ese recurso invisible que, si no sabes gestionarlo, se te escurre entre las manos como agua.
No hay nada más agotador que estar todo el día ocupado y sentir que no avanzas. Cuando arrancamos, nos pasábamos las jornadas apagando fuegos, saltando de tarea en tarea, creyendo que eso era emprender. Pero con el tiempo, varios negocios —y varias entrevistas a cracks que ya han pasado por Siin Atajos— aprendimos que ser productivo no es hacer más, es hacer mejor.
Este post está lleno de ideas que han transformado negocios reales: desde aplicar el trabajo profundo (Deep Work) y las 5S de Toyota en empresas pequeñas, hasta entender cuál es de verdad el rol del CEO cuando todo el mundo está con la cabeza en el barro. Y sí, también te contamos cómo una empresa logró pasar a una jornada de 34 horas semanales… sin perder un solo euro.
Así que si tú también estás harto de sentir que no llegas, que tu negocio depende demasiado de ti o que cada día se te va en mil cosas urgentes pero ninguna importante… este post es para ti.
El primer paso para ser más productivo: aprender a no perder el tiempo
No necesitas más horas, necesitas menos fricción
Una de las lecciones más potentes que nos llevamos de esta conversación es que la productividad no depende del reloj, sino del enfoque. No se trata de cuántas horas pasas delante del ordenador, sino de qué haces en esas horas.
El invitado nos contó cómo en su empresa implantaron el concepto de modo focus: las dos primeras horas del día están reservadas solo para trabajo profundo. Nada de correos, llamadas o interrupciones. Solo tareas de alto impacto. ¿El resultado? En ese bloque avanzan más que en toda una tarde caótica.
Este enfoque conecta directamente con uno de los pilares de la metodología Lean Startup: crear, medir, aprender. En su caso, aplicaron esta lógica al uso del tiempo. Detectaron los momentos del día con más energía (las mañanas), midieron qué tareas rendían mejor ahí, y ajustaron su rutina para optimizar ese bloque.
Y esto no va solo de productividad personal. Este pequeño cambio estructural transformó la cultura de trabajo del equipo completo.
Método 1 – Crea, mide y aprende (Lean Startup aplicado al tiempo)
- Crea tu rutina de mañana con un bloque de foco sin interrupciones.
- Mide qué tipo de tareas realizas y cuánto avanzas en ese tiempo.
- Aprende de los datos: elimina lo que estorba y prioriza lo que suma.
Consejo extra: silencia todas las notificaciones y cuelga un cartel en modo «No molestar». Que se note que vas en serio.
Reflexión: ¿Estás diseñando tu rutina de forma intencional… o solo sobrevives al día con la bandeja de entrada en llamas?
standarización: la clave oculta de los equipos productivos
La improvisación es el enemigo silencioso del emprendedor
Muchos emprendedores creen que la productividad es solo para grandes empresas con muchos recursos. Pero lo cierto es que cuanto más pequeño es tu equipo, más necesitas procesos claros. Porque cada error, cada duda, cada tarea que se repite desde cero… te quita tiempo y energía que no te sobran.
En la entrevista, el invitado nos explicó cómo, viniendo del mundo industrial, aprendió algo que lo cambió todo: repetir bien vale más que improvisar con ganas. En su empresa, definieron protocolos claros hasta para montar un telescopio en medio del campo. ¿Por qué? Porque improvisar cuesta dinero, tiempo y credibilidad.
Y eso se puede aplicar igual a un comercio o empresa pequeña.
Imagina esto:
- Una zapatería que cada vez que entra stock lo gestiona de forma distinta.
- Una cafetería donde cada camarero sirve los cafés a su manera.
- Una tienda online donde los pedidos se preparan sin checklist.
Todo eso genera caos, errores y pérdida de tiempo. La solución está en aplicar un sistema como las 5S de Toyota, pero a tu escala.
Método 2 – Las 5S para negocios pequeños que quieren orden y claridad
- Clasificar (Seiri): identifica qué tareas, herramientas o productos son realmente necesarios. ¿Cuántas veces haces cosas por inercia que ya no aportan?
- Ordenar (Seiton): crea un lugar para cada cosa. En un local físico, eso significa que cualquier persona puede encontrar lo que necesita sin preguntar. En un negocio digital, que tus archivos, plantillas y procesos estén organizados en carpetas claras.
- Limpiar (Seiso): elimina lo que estorba. Esa herramienta que nunca usas, ese proveedor que no cumple, ese proceso duplicado.
- Estandarizar (Seiketsu): convierte en rutina lo que funciona. ¿Cómo se atiende a un cliente nuevo? ¿Cómo se gestiona una devolución? ¿Cómo se redacta una propuesta? Que no dependa de cómo se levante la persona ese día.
- Disciplinar (Shitsuke): comprométete a revisar y mejorar. No se trata de hacer un sistema perfecto desde el principio, sino de crear uno que puedas pulir con el tiempo.
Aplicación real: Un pequeño restaurante que documenta en una hoja plastificada el protocolo de apertura y cierre del local. Así, cualquier empleado nuevo puede asumir la rutina sin formación intensiva. Resultado: menos errores, más autonomía y más tranquilidad para el dueño.
Reflexión: ¿Cuál es la tarea que más se repite en tu negocio y que podrías convertir en un procedimiento claro esta semana?
El día que un panadero dejó de improvisar y duplicó sus mañanas
Antonio tiene una panadería en Granada desde hace más de 12 años. Cada mañana abría el local con su ayudante y, como siempre, había imprevistos: no encontraban el cartel de ofertas, no sabían si había que preparar 30 o 60 bollos, el TPV fallaba porque nadie lo había cargado, y cuando llegaba un nuevo trabajador… el caos era triple.
Hasta que un día, harto de perder media mañana resolviendo líos tontos, Antonio hizo algo muy simple: escribió en una libreta todo lo que hacía cada día durante la primera hora de trabajo. Al terminar la semana, había detectado 17 pasos que repetía a diario. Lo pasó a limpio, lo imprimió y lo plastificó. Y le puso un nombre que aún hoy se ve pegado junto al horno: “Ritual de apertura”.
Ahora, cada persona que entra en la panadería sabe que:
- Lo primero es revisar el stock y ajustar la producción del día según la previsión.
- El horno se precalienta a la misma hora, con la misma secuencia.
- Los mostradores se limpian en orden, y se activan las ofertas del día.
- Y si hay un problema, hay un mini protocolo con pasos básicos de resolución.
Desde entonces, Antonio llega más relajado, los empleados son más autónomos, y los errores han bajado drásticamente. ¿El resultado? Más tiempo libre para él y una atención al cliente más fluida.
¿Qué hizo Antonio sin saberlo? Aplicó las 5S del Toyota Production System adaptadas a su realidad. Nada de herramientas digitales caras. Solo orden, lógica y repetición consciente.
El papel del CEO: mirar al futuro mientras todos están apagando fuegos
Si tú no piensas a dos años vista, nadie más lo va a hacer
Uno de los aprendizajes más bestias que nos dejó esta entrevista es este: el CEO no está para apagar fuegos, está para ver el incendio antes de que empiece.
Mientras todo el equipo está resolviendo tareas urgentes, el fundador tiene que estar proyectando el negocio a largo plazo. Pensando en nuevas líneas de ingresos, detectando tendencias, desarrollando relaciones estratégicas. Y eso no siempre es fácil. De hecho, muchas veces es solitario.
El invitado lo explicó con claridad: “Mi equipo está con la cabeza en el fuego del día a día, pero alguien tiene que ir con las luces largas. Y ese alguien soy yo”.
El problema es que, si no te reservas espacios para pensar, reflexionar y anticiparte, te conviertes en un esclavo del operativo. Y tu empresa se estanca. O peor: sigue corriendo… en dirección equivocada.
Método 3 – Reserva tiempo para ser visionario (aunque parezca que no estás “trabajando”)
- Bloquea 2 horas a la semana solo para estrategia. No reuniones, no emails, no urgencias.
- Dedica tiempo a observar lo que viene. Viajes, libros, conversaciones fuera de tu sector. Las ideas disruptivas no nacen en la rutina.
- Apunta ideas sin juzgarlas. Deja espacio para la fantasía antes de pasar al filtro de la viabilidad.
- Habla con tu equipo. No para que te den soluciones, sino para detectar patrones y puntos ciegos desde su mirada.
No se trata de hacer “planes de empresa bonitos”. Se trata de tener la mente fuera del barro aunque el cuerpo esté dentro. De anticiparte en lugar de solo reaccionar.
Reflexión: ¿Cuándo fue la última vez que pensaste en qué debería estar haciendo tu negocio dentro de dos años?
¿Se puede trabajar menos y ganar más? Sí, si haces que tu tiempo valga más
La productividad no es apretar más, es alinear mejor
Cuando escuchas que una empresa funciona con una jornada de 34 horas semanales (sí, menos de lo habitual) y que además crece, piensas que hay truco. Pero no lo hay. Solo hay una combinación muy concreta de elementos: foco, procesos claros y visión a largo plazo.
El equipo del entrevistado trabaja solo por las mañanas. De lunes a viernes, pero sin tardes interminables. ¿La clave? Hacen en 6 horas lo que otros no logran en 10. ¿Cómo?
- Tienen bloques de concentración sin interrupciones.
- Han estandarizado lo repetible.
- Toman decisiones basadas en datos y no en intuiciones.
- Y todo el equipo entiende el porqué de lo que hacen.
Esto no es magia. Es productividad bien aplicada. Y como dijo el propio entrevistado, “una persona que está en su casa a las 3 de la tarde, con tiempo para su familia o para ir al gimnasio, vuelve al día siguiente más motivada, más centrada y con más ganas de aportar”.
El resultado es una empresa que no necesita microgestión, que retiene talento y que puede enfocarse en crecer sin perder calidad de vida.
Método 4 – Multiplica el valor de tu hora (y no tus horas)
- Reduce el ruido. Limita reuniones, revisa tareas inútiles, automatiza lo repetitivo.
- Diseña tu jornada alrededor de tu energía, no del reloj.
- Haz que cada persona tenga autonomía. La confianza también es una estrategia de productividad.
- Evalúa el rendimiento por impacto, no por tiempo de presencia.
Esta forma de trabajar no solo es más eficiente: también es más humana. Y es el camino para pasar de “ser tu propio jefe” a realmente ser dueño de tu tiempo.
Reflexión: ¿Qué tendrías que cambiar esta semana para poder salir antes del trabajo sin dejar de avanzar?
